ANNONCE

Det er sjældent den enkelte kuglepen, blok eller pakke printerpapir, der vælter et virksomhedsbudget. Problemet opstår snarere, når de små køb bliver mange, spredte og akutte.

En medarbejder opdager, at printerpapiret er slut. En anden mangler kuverter. Senere på ugen skal der bestilles labels, og pludselig bliver der lagt tre eller fire små ordrer hos forskellige leverandører. Det koster ikke kun i varer, men også i fragt, administration og den tid, der bruges på at finde og bestille dem.

Derfor kan en mere samlet tilgang til kontorartikler være en enkel måde at få bedre styr på både økonomien og hverdagen.

Saml de varer, der bruges igen og igen

De fleste kontorer har en håndfuld produkter, som næsten altid er i brug. Det gælder typisk papir, skriveredskaber, Post-it, mapper, kuverter og diverse tilbehør til arkivering.

I stedet for at vente på, at den sidste pakke bliver åbnet, kan det være en fordel at have et lille internt minimumslager. Det behøver ikke at være avanceret. En simpel tommelfingerregel kan være, at der bestilles nyt, når man tager den næstsidste pakke fra hylden.

Hos BilligEmballage.dk er kontorartikler samlet i en bred kategori med blandt andet skriveredskaber, printerpapir, mapper, arkiveringsprodukter, etiketter, whiteboards og kontormaskiner. Har man brug for at samle flere typer forbrugsvarer i én ordre, kan man finde alt til kontoret her.

Fordelen ved at handle samlet er ikke nødvendigvis, at hver enkelt vare altid er billigst. Besparelsen kan også ligge i færre leverancer, mindre administration og et bedre overblik over, hvad virksomheden faktisk bruger.

De billigste kontorartikler er dem, der bliver brugt

Store mængder kan give en lavere stykpris, men kun hvis produkterne faktisk bliver brugt.

Der er sjældent grund til at købe 100 notesbøger, hvis virksomheden bruger fem om året. Det samme gælder specialpapir, sjældent anvendte mapper og kontortilbehør, der fylder mere på lageret, end det skaber værdi.

En praktisk indkøbsliste kan derfor opdeles i tre grupper:

  • varer, der bruges dagligt og bør være på lager
  • varer, der bruges jævnligt, men kan bestilles efter behov
  • specialprodukter, der kun bør købes til konkrete opgaver.

Printerpapir, kuglepenne og almindelige kuverter vil typisk ligge i den første gruppe. Whiteboardtilbehør, særlige etiketter eller bestemte arkiveringsprodukter kan ligge i den anden eller tredje, afhængigt af arbejdspladsen.

BilligEmballage.dk fører eksempelvis både standard kopipapir, forskellige typer skriveredskaber, Post-it, hæftemaskiner, brevordnere og en række andre produkter til organisering af arbejdspladsen. Kategorien viser derfor også, hvor bredt begrebet kontorartikler egentlig spænder.

Færre ordrer kan give bedre overblik

Den største besparelse ligger ofte i arbejdsgangen omkring indkøbet.

Hvis fem medarbejdere hver især kan bestille de produkter, de mangler, bliver det hurtigt svært at se, hvad virksomheden samlet køber. Der kan opstå dobbeltbestillinger, og små leverancer kan give unødige fragtomkostninger.

En mere enkel model er at samle behovene hos én ansvarlig person eller i en fælles indkøbsliste. Bestillingen kan eksempelvis foretages én gang om ugen eller hver anden uge, afhængigt af virksomhedens størrelse.

Det kan også betale sig at se på leverandørens øvrige sortiment. BilligEmballage.dk sælger ikke kun kontorartikler, men også emballage, tape, labels, forsendelsesposer og andre varer, der er relevante for især webshops og virksomheder med løbende forsendelser. På siden fremhæves netop muligheden for at kombinere emballage og kontorartikler i samme ordre.

For en mindre virksomhed kan det være mere praktisk end at have separate leverandører til printerpapir, kuverter og pakkematerialer.

Det afgørende er ikke at opbygge det største lager, men det rigtige lager. Når de mest brugte kontorartikler altid er tilgængelige, og resten bestilles samlet efter et fast system, bliver der færre hasteindkøb og mindre spild. Det gør indkøbene lettere at styre – og ofte også billigere, selv uden en spektakulær rabatkode.